Hoe win ik een RFP aanbesteding?
Een RFP of een aanbesteding. Elke verkoper kent dat gevoel…. Je bent al heel lang koud aan het bellen. En je stuurt continu e-mails en LinkedIn berichten naar potentiële klanten. Je bent geobsedeerd en werkt als een bezetene! Je ontvangt dan eindelijk die welverdiende en felbegeerde uitnodiging, om deel te nemen aan een formeel Request For Proposal (RFP). Met trots toon je de uitnodigingsbrief aan je manager en andere collega’s. Je besteedt vervolgens vele uren aan het voorstel. Je maakt een geweldige lange bedrijfspresentatie. En je levert een mooi antwoorddocument en voorstel in bij de RFP commissie van de potentiële klant… En dan verlies je wederom!
4 tips om een RFP aanbesteding te winnen
Waarom gebeurt dit altijd en hoe kun je meer aanbestedingen winnen? Na het lezen van de 4 sales tips krijg jij als verkoper nieuwe inspiratie om je kansen op het winnen van meer RFP’s te vergroten. En het belangrijkste: Je krijgt de volledige controle terug en geniet van het opnieuw (selectief) reageren op die felbegeerde RFP’s!
1. Je hebt de aanbesteding eigenlijk al verloren, zodra je het RFP document ontvangt
Waarom? Als je namelijk nog niet in contact bent geweest met de klant, voorafgaand aan de uitgave van het RFP … Dan moet je je serieus afvragen of je überhaupt wel een reële kans zult krijgen! Natuurlijk zal de klant altijd vertellen, dat iedereen een even grote kans maakt. De klant wil immers dat iedereen reageert zodat er genoeg valt te vergelijken. Met name op het gebied van prijs. Maar de werkelijkheid is dat de klant meestal weet, wie hij wil selecteren. En wie dus eigenlijk zijn voorkeursleverancier is. De klant weet vaak ook al, wie hij alleen gaat gebruiken voor het verzamelen van informatie. En voor benchmarking doeleinden (vaak vergelijken op prijs, om te kijken of een leverancier niet teveel afwijkt van de rest van de concurrentie).
Ik denk daarom echt, dat in dit geval je win kans 10% of minder is.
Pré-RFP aanbesteding proces
En precies daarom moet je al veel vroeger deel uitmaken van het “Pre-RFP” proces. Dat is de situatie waarin men nog nadenkt over een potentieel RFP. En men bezig is met het schrijven en voortraject van het uiteindelijke document. Als je een kans hebt om in dit stadium in contact te komen met de klant, dan kan dit je slagingskans dramatisch verhogen. En je kan invloed uitoefenen op het RFP document en de selectiecriteria.
Je kan in dit stadium de klant helpen met het geven van nieuwe inzichten. Zaken waarop ze moeten letten, bij het vergelijken van potentiële leveranciers en het maken van een beslissing. De impact die je dan maakt en de indruk die je achterlaat, is zeer positief. Het helpt je ook om uit de prijsdiscussie te komen. Want de klant kent immers al jouw toegevoegde waarde. Als dat helaas niet meer lukt en je te laat bent, dan zijn er nog 3 strategieën die je zou kunnen volgen. Of overweeg om gewoon het RFP in de prullenbak gooien en te vergeten! En stuur een nette korte bevestiging naar de klant, dat je helaas niet kunt deelnemen aan het proces. Eventueel met als reden, dat je niet op een RFP antwoord zonder dat je eerst contact hebt gehad met de klant, om hun huidige situatie en uitdagingen beter te begrijpen.
RFP aanbesteding alles of niets strategie
Hoe zou je anders toegevoegde waarde kunnen toevoegen? OK, wat kan je nog wel overwegen en doen? Hier zijn 3 dingen die je kunt doen.
- Doe bijvoorbeeld een belachelijk lage aanbieding, puur en alleen gebaseerd op prijs. Gewoon om te winnen op prijs. Je kan dit doen, om je marktaandeel te vergroten als je nog niet zoveel klanten hebt binnen een bepaald segment. Sommige deals moet je namelijk in investeren, zodat je in de toekomst andere waardevolle klanten wel kunt winnen. Aan de andere kant, een RFP proberen te winnen op prijs kan ook een middel zijn om je concurrenten te frustreren.
- Zorg dat je zo weinig mogelijk tijd besteedt aan het antwoorden op het RFP. Maak het kort en beknopt. En daag je klant uit door hen nieuwe inzichten te geven in een persoonlijke meeting. Geef nieuwe informatie over zaken, waar ze nog niet eerder aan hebben gedacht. Laat hen de risico’s zien en voelen, indien zij met de verkeerde leverancier in zee gaan.
- Maak een fantastische unieke presentatie met een onuitwisbare indruk, die men nooit zal vergeten! Die gedurfde unieke presentatie zal je volledig onderscheiden van de andere kanshebbers. En het zal ervoor zorgen dat je top-of-mind wordt, bij je potentiële klant.
2. Houd het kort, maar krachtig in het RFP antwoorddocument
Zoals je inmiddels al weet, ben ik echt geen fan van grote proposals. Om allerlei redenen die je reeds kent. Maar toch worden ze nog steeds dagelijks door de meerderheid van de verkopers gebruikt.
Waarom? Uit pure angst om irrelevante achtergrond bedrijfsinformatie weg te laten!
Die verkopers willen pronken met de verbazingwekkende functies en sterke punten van hun bedrijf. Ze maken in hun proposals gebruik van eindeloze ineffectieve informatiebladen en netwerkdiagrammen. Deze verkopers en hun draken van proposals zijn echte RFP-showstoppers! Doe er niet aan mee en laat je niet verleiden door een manager dat het zo moet! Het werkt niet en je gaat er de race zeker niet mee winnen!
Focus je in plaats daarvan op een zeer korte, maar zeer krachtig proposal. Een proposal, welke gemakkelijk te lezen en te begrijpen is. Daag jezelf steeds uit, om je alleen aan de basisbeginselen te houden in je proposal. De kern die waarde toevoegt en laat zien, hoe je je onderscheidt van de concurrentie. En hoe je de klant gaat helpen om hun problemen op te lossen en succesvoller te worden.
Maak het makkelijker voor jouw klant om je proposal te lezen en te begrijpen.
Rekening houden met verschillende scenario’s tijdens de RFP aanbesteding
Speel voorafgaande en tijdens het schrijven van je proposal, meerdere scenario’s af in je hoofd. Laat je fantasie vrij zijn gang gaan. En plaats jezelf eens in de hoofden van de RFP-beoordelingscommissie: Wat gaat er in hen om en waar denken zij aan? Hoe zouden ze reageren op jouw proposal?
Pas je verhaal en je hoofdstukken aan, als je denkt dat het niet de gewenste reactie zou kunnen uitlokken. En help jouw klant en de leden van de beoordelingscommissie, om tijd te besparen. Zorg dat ze sneller de meerwaarde kunnen terugvinden in jouw verhaal. Zo help je jezelf om het verschil te maken en de klant voor je te winnen. Als je het kort houdt en alle niet-essentiële zaken buiten je proposal in de extra bijlagen stopt, maak je al een groot verschil. Je bespaart jezelf veel tijd. En je helpt en verrast jouw klant.
Nu is het tijd om dit te bundelen met mijn 3e tip: een geweldige presentatie om verder door te bouwen op het positieve momentum, dat je hebt gecreëerd met jouw verfrissende voorstel!
3. Maak een geweldige RFP-presentatie die ze zullen onthouden en over napraten
Blijf weg van die typische bedrijfspresentaties met meer dan 10 slides! Het is echt volkomen nutteloos. Maak in plaats daarvan slechts 2 of max. 3 slides. En concentreer je dan onmiddellijk verder op de mondelinge discussie met je klant. Een echt zinvol boeiend gesprek, in plaats van de gebruikelijke “Death By PowerPoint”. Nogmaals … speel die verschillende scenario’s af in je hoofd en denk vanuit het perspectief van de klant. En wat je anders en beter zou kunnen doen dan je concurrenten.
8 punten voor RFP aanbesteding document presenteren en presentaties
- Wat heeft de klant echt nodig?
- Wat gebeurt er als de klant niet zal veranderen?
- Wat heeft het bedrijf van de klant al eerder geprobeerd en werkte niet?
- Wat zijn hun grootste uitdagingen?
- Wat zijn naast de prijs de 3 belangrijkste redenen, op basis waarvan de klant een beslissing gaat nemen?
- En welke van die 3 redenen is het belangrijkst en waarom”?
- Wat kan jij doen, om dit RFP te winnen? In de wetenschap dat jouw producten en diensten misschien net zo goed zijn als de gewenste concurrent die misschien goedkoper is?
- Hoe zou je jouw bedrijf en aanbieding, op een zinvolle manier kunnen onderscheiden? En niet alleen in eerst instantie op prijs.
RFP aanbesteding en het belang van use cases
Het is belangrijk om jouw klant waardevolle use-cases en voorbeelden te geven, van andere klanten die je reeds hebt geholpen, bij het oplossen van soortgelijke problemen. Een goede pro-actieve referentie en use-case, is een directe aanleiding en reden om jou als leverancier te kiezen. En eventuele bezwaren om van jou te kopen weg te nemen. En daag je klant uit, door hen nieuwe inzichten te geven waar ze nog niet eerder aan hebben gedacht.
Dit is wat bij elke klant een echt blijvende onuitwisbare indruk zal achterlaten. Je doet terecht iets heel anders dan de rest van alle andere verkopers. Inclusief de belangrijkste concurrent! Je belangrijkste concurrent zal hoogstwaarschijnlijk gewoon zijn favoriete geweldige zeer uitgebreide PowerPoint presentatie uitvoeren. En vertellen en opscheppen over hoe geweldig ze zijn en hoe groot.
Waarom klanten in slaap vallen tijdens de presentatie
Blablabla…… Geen waarde, geen nieuwe inzichten, geen onderscheidend vermogen, geen oprechte interesse in de klant en hun problemen en uitdagingen, alleen interesse in het winnen van de deal. Daar gaat het om bij dit soort type verkopers!
En nu begrijp je waarom sommige klanten in slaap vallen tijdens een presentatie? Ze hebben het verhaal namelijk al tig keren gehoord van andere voorgangers en zij niet meer geinteresseerd. En die verkopers zien het niet, dat ze langzaam het interesse van hun klant en de potentiele deal door hun vingers laten glippen. Omdat ze denken dat ze deze deal eigenlijk al hebben gescoord. En niet meer kunnen verliezen als ze gewoon hun PowerPoint goed uitvoeren en presenteren.
Bedenk daarom nu wat jij in de toekomst zou kunnen doen om anders te zijn dan je concurrenten. En om meer waarde te bieden dan je concurrenten.
4. Verkoop op toegevoegde waarde, maar sluit RFP deal en aanbesteding op prijs
Wanneer je niet de belangrijkste concurrent bent en voorkeursleverancier van de klant, dan moet je niet proberen om alleen op prijs te differentiëren en je te onderscheiden. In plaats van prijs maak je het verschil met het bieden van toegevoegde waarde. En blijf je de klant voeden met nieuwe use-cases en nieuwe inzichten.
Verdiep je in hun business en vertel hoe je andere klanten hebt kunnen helpen. Laat zien wat bepaalde risico’s en kansen zijn. Deel casestudy’s met jouw klant en regel pro-actief persoonlijke gesprekken over echte klantreferenties. En bied jouw klant juist proactief aan om het te horen van een ander.
Meer focus op concrete, relevante toegevoegde waarde en minder op prijs bij RFP aanbesteding antwoorddocument
Dit is de toegevoegde waarde van jou als verkoper en van jouw voorstel. Volledig bevestigd door iemand anders uit de branche van de klant! Je verkoopt nu ontzettend veel toegevoegde waarde. En je probeert niet langer met prijs een verschil te maken.
Echt waar… elk RFP en elk project in het verleden, wat ik heb geprobeerd te winnen door te veel te focussen op prijs, heb ik uiteindelijk verloren. Simpelweg omdat ik toen op dat moment te weinig toegevoegde waarde kon bieden. En ik de klant te weinig nieuwe inzichten kon geven. Prijs is echt maar een heel klein onderdeel van de hele discussie en de basis waarop klanten een beslissing nemen. Echt waar!
Prijsdiscussie en korting
Maar je kan pas uit de prijsdiscussie komen, zodra je iets meer hebt om te bieden waarmee je de klant kan helpen. Maar omdat de prijs altijd toch een belangrijk onderdeel is in elk RFP, moet je de deal uiteindelijk proberen te sluiten, door aan het einde kortingen aan te bieden. Maar alleen in het laatste stadium en wanneer het er echt toe doet. De klant heeft altijd een bepaald budget waarmee ze moeten werken. En tijdens een onderhandeling kan het geven van een strategische korting in ruil voor de deal belangrijk zijn.
In het latere stadium van een RFP traject, is de RFP-selectiecommissie al akkoord en enthousiast over jouw toegevoegde waarde. Tenminste als je het tot nu toe hebt gehaald. En de leden van de RFP commissie herkennen en begrijpen al, waarom ze je eigenlijk zouden moeten selecteren als voorkeursleverancier. Dankzij de vele nieuwe inzichten en toegevoegde waarde die je aan hen hebt gepresenteerd.
RFP aanbesteding onderhandeling
Maar je moet aan het einde van een RFP tijdens de onderhandeling, altijd wat projectinvesteringen of korting kunnen aanbieden. Ik noem het wisselgeld. Wisselgeld…. Dat je van te voren moet incalculeren in je prijsstelling en maximale bandbreedte op het gebied van prijs waarmee je kunt spelen. Je hebt dit wisselgeld nodig, om vooruit te kunnen gaan en om een deal te sluiten. Meestal met het hoofd van de inkoopafdeling. Bijvoorbeeld als je niet alle contractuele vereisten hebt kunnen toekennen, waarom de klan heeft gevraagd. Meestal zet de klant heel hoog in tijdens het voortraject van het RFP. Maar zijn heel veel van die zaken later onderhandelbaar.
Kan je niet overal in tegemoet komen? Dan is het maken van een extra korting als gebaar naar de klant veelal een effectief instrument. Probeer er ook achter te komen tijdens de onderhandeling, wat voor de klant echt heel waardevol is. Maar wat relatief “goedkoop” is voor jouw bedrijf om gratis of tegen gereduceerd tarief weg te geven aan de klant. Als je dit weet, kan je zeer effectief en sterk onderhandelen.
RFP’s zien er eigenlijk allemaal in het begin erg prijs gedreven uit. En dat terwijl ze in feite vaak een keiharde schreeuw om aandacht zijn van de klant. Het is een harde schreeuw van jouw potentiele klant om hen te helpen.
Schreeuw van klant om nieuwe inzichten en toegevoegde waarde
Het is een schreeuw van jouw klant om nieuwe inzichten en toegevoegde waarde te ontdekken! Zodat ze de juiste keuze kunnen maken, in de ingewikkelde jungle van leveranciers die allemaal zeggen dat ze de beste zijn! Jouw klant schreeuwt om aandacht, omdat ze met hun huidige provider er niet meer uitkomen.
Ga op zoek naar die nieuwe inzichten en schrijf ze allemaal op! Ook al hebben ze deze al eerder gehoord en is het voor de klant geen nieuwe informatie. Het laat zien dat jij moeite doet en de business van de klant graag wilt begrijpen. Het laat zien dat jij een strategische partner wilt zijn voor jouw klant. Een strategische partner die daadwerkelijk wil en kan helpen om problemen op te lossen. En de klant gaat helpen om efficiënter en winstgevender te worden. Je deelt en bespreekt inzichten die jouw klant direct bewijzen, dat jij een echte expert bent. En dat jij de uitdagingen en business van de klant begrijpt.
Neem van nu af aan jouw klant bij de hand en leidt ze naar het beloofde land! Jij bent van nu af aan in controle. Vanaf nu win jij elk RFP waaraan jij besluit deel te nemen. Of je verliest comfortabel en alleen volgens jouw eigen regels!
Bron
Deze tips zijn gebaseerd op het volgende boek en bron:
Het corporate sales winners handboek van Gerrit Jan de Vries. Verkrijgbaar op Amazon. Wat is jouw ervaring met het winnen van een RFP aanbesteding? Neem contact op of laat je reactie achter.