Làm thế nào để trả lời và giành chiến thắng trong một RFP (Yêu cầu đề xuất)?
Mọi nhân viên bán hàng đều hiểu cảm giác này…. Cậu gọi điện ngẫu nhiên, tìm kiếm khách hàng tiềm năng và liên tục viết thư cho họ như một người bị ám ảnh vậy! Rồi cuối cùng cậu cũng nhận được lời mời xứng đáng đó, để tham gia vào một Đề nghị đề xuất (RFP) chính thức. Tự hào, cậu khoe lá thư mời với sếp và các đồng nghiệp, rồi dành hàng giờ liền để soạn thảo đề xuất. Cậu chuẩn bị một bài thuyết trình công ty dài dằng dặc và nộp một bản trả lời cùng đề xuất RFP cực kỳ đẹp mắt…… Thế mà rồi cậu lại thua nữa!!!
Tại sao chuyện này lại xảy ra liên tục và làm thế nào để cậu thực sự bắt đầu thắng được nhiều RFP hơn?
4 Mẹo để trả lời và trúng thầu RFP (Yêu cầu Đề xuất)
Sau khi đọc 4 mẹo trong bài viết này, cậu sẽ có thêm cảm hứng mới để tăng cơ hội trúng thầu nhiều RFP hơn. Và quan trọng nhất: cậu sẽ lấy lại toàn quyền kiểm soát và lại cảm thấy hứng thú khi trả lời những RFP đó!
1. Cậu đã thua ngay từ khi nhận được RFP
Nếu trước khi RFP được phát hành, cậu vẫn chưa liên hệ với khách hàng… Thì cậu nên nghiêm túc tự hỏi bản thân xem liệu mình có còn cơ hội nào không! Khách hàng đã biết rõ họ muốn chọn ai rồi. Họ cũng đã biết rõ ai chỉ được dùng để thu thập thông tin. Và để so sánh tham chiếu.
Tớ nghĩ xác suất để cậu thực sự vươn lên dẫn đầu và vẫn giành chiến thắng thường chỉ khoảng 10% hoặc ít hơn. Do đó, cậu phải tham gia vào quá trình “Trước RFP” ngay từ sớm.
Nếu không, vẫn còn 3 chiến lược cậu có thể áp dụng, ngoài việc đáng tiếc là vứt tờ RFP đó vào thùng rác và quên nó đi! Đồng thời gửi xác nhận cho khách hàng rằng cậu sẽ không tham gia vào quá trình này.
- Đưa ra mức giá thấp đến mức khó tin, chỉ để thắng về mặt giá cả nhằm tăng thị phần của mình. Hoặc đơn giản là để gây rối cho các đối thủ chính chỉ bằng cách cạnh tranh về giá.
- Dành ít thời gian nhất có thể cho việc trả lời, viết thật ngắn gọn và súc tích. Đồng thời, hãy thách thức khách hàng bằng những góc nhìn mới mẻ mà họ chưa từng nghĩ đến.
- Hãy chuẩn bị một bài thuyết trình độc đáo và ấn tượng để người ta nhớ mãi! Bài thuyết trình táo bạo đó sẽ giúp cậu hoàn toàn nổi bật so với các đối thủ khác. Và nó sẽ khiến cậu trở thành lựa chọn hàng đầu trong tâm trí khách hàng tiềm năng.
2. Hãy viết ngắn gọn, nhưng mạnh mẽ và súc tích
Sợ bỏ sót những thông tin nền tảng không liên quan về công ty. Hay việc khoe khoang những tính năng và thế mạnh tuyệt vời của công ty bằng vô số bảng thông tin và sơ đồ mạng lưới – đó chính là những “kẻ giết chết” hồ sơ đề xuất thực sự.
Đừng làm thế! Thay vào đó, hãy tập trung vào một bản trả lời rất ngắn gọn nhưng mạnh mẽ, dễ đọc và dễ theo dõi. Thử thách bản thân bằng cách chỉ tập trung vào những điều thiết yếu nhất. Hãy làm cho khách hàng của cậu dễ đọc và dễ hiểu. Hãy tưởng tượng nhiều tình huống khác nhau trong đầu. Và đặt mình vào vị trí của ban thẩm định RFP. Giúp họ tiết kiệm thời gian và giúp chính cậu tạo ra sự khác biệt.
Nếu cậu giữ bản đề xuất ngắn gọn và chuyển tất cả những nội dung không cần thiết sang phần đính kèm, cậu đã tạo ra sự khác biệt rồi đấy. Cậu sẽ tiết kiệm được rất nhiều thời gian. Đồng thời, cậu cũng đang giúp đỡ và mang đến bất ngờ thú vị cho khách hàng. Giờ là lúc kết hợp điều đó với mẹo thứ 3 của tớ: thực hiện một bài thuyết trình xuất sắc để tận dụng đà tích cực từ bản đề xuất mới mẻ đó!
3. Tạo một bài thuyết trình ấn tượng để họ nhớ mãi và bàn tán
Tránh xa những bài thuyết trình kiểu công sở điển hình với hơn 10 slide. Chúng hoàn toàn vô dụng. Thay vào đó, chỉ cần chuẩn bị 2 hoặc tối đa 3 slide rồi ngay lập tức tập trung vào cuộc thảo luận trực tiếp với khách hàng. Một cuộc trò chuyện thực sự có ý nghĩa và thu hút, thay vì kiểu “Chết vì PowerPoint” như thường thấy. Một lần nữa… hãy thử tưởng tượng nhiều tình huống khác nhau trong đầu và suy nghĩ:
- Họ thực sự cần gì?
- Nếu họ không thay đổi thì sẽ ra sao?
- Họ đã thử những gì mà không hiệu quả?
- Những thách thức lớn nhất của họ là gì?
- 3 lý do hàng đầu (ngoài giá cả) mà họ sẽ dựa vào để đưa ra quyết định là gì?
- Và trong 3 lý do đó, lý do nào là quan trọng nhất và tại sao?
Và hãy tự hỏi bản thân: “Cậu có thể làm gì để giành chiến thắng, khi biết rằng sản phẩm và dịch vụ của cậu cũng tốt không kém đối thủ được ưa chuộng?” Làm thế nào để cậu tạo ra sự khác biệt một cách ý nghĩa?
Điều quan trọng là phải cung cấp cho khách hàng những trường hợp sử dụng và ví dụ có giá trị, từ những khách hàng khác mà cậu đã giúp giải quyết vấn đề. Đồng thời, hãy thách thức khách hàng bằng cách mang đến cho họ những góc nhìn mới mẻ mà họ chưa từng nghĩ đến. Đây chính là điều sẽ để lại ấn tượng thực sự lâu dài. Cậu đang làm một điều hoàn toàn khác biệt so với phần lớn các đối thủ khác. Kể cả đối thủ chính!
Đối thủ chính của cậu rất có thể sẽ chỉ lặp đi lặp lại những lời khoe khoang quen thuộc về việc họ tuyệt vời thế nào. Rồi trình chiếu bản thuyết trình công ty hoành tráng (nhưng nhàm chán) của họ. Chẳng có giá trị, chẳng có góc nhìn mới mẻ nào cả. Bởi vì… họ nghĩ rằng họ đã nắm chắc chiến thắng trong tay và không thể thua được. Phải không?
Giờ thì hãy nghĩ xem cậu có thể làm gì để trở nên khác biệt. Và để mang lại những góc nhìn mới mẻ cùng giá trị cao hơn so với các đối thủ cạnh tranh.
4. Bán hàng dựa trên giá trị, chốt đơn dựa trên giá
Khi cậu không phải là đối thủ chính, đừng cố gắng chỉ tạo sự khác biệt về giá để thu hút sự chú ý. Thay vào đó, hãy tạo sự khác biệt chỉ bằng giá trị và liên tục trình bày các trường hợp sử dụng mới. Cung cấp các nghiên cứu điển hình và câu chuyện tham khảo từ khách hàng thực tế. Đồng thời, chủ động đề nghị khách hàng lắng nghe những chia sẻ này, được xác nhận đầy đủ bởi người khác trong ngành của họ! Cậu đang bán giá trị, chứ không phải giá cả.
Điều này hoàn toàn đúng khi tớ thừa nhận rằng hầu như mọi dự án mà tớ còn nhớ, những dự án mà tớ đã cố gắng giành chiến thắng chỉ bằng giá cả, cuối cùng đều không thành công và tớ đã thua cuộc.
Đầu tư vào dự án
Nhưng vì giá cả luôn rất quan trọng trong bất kỳ hồ sơ yêu cầu đề xuất (RFP) nào, cậu nên chốt hợp đồng bằng cách đưa ra các mức chiết khấu vào phút chót khi điều đó thực sự quan trọng. Ban tuyển chọn RFP đã tin tưởng vào đề xuất giá trị của cậu rồi, nếu cậu đã đi được đến bước này. Và họ nhận ra cũng như hiểu rõ lý do tại sao nên chọn cậu, nhờ vào những thông tin mới mẻ và giá trị mà cậu đã trình bày cho họ.
Nhưng cậu cần phải có khả năng đề xuất một khoản đầu tư vào dự án hoặc chiết khấu vào phút chót. Để tiến thêm một bước và chốt hợp đồng với các nhà mua hàng từ bộ phận tìm nguồn cung ứng và mua sắm. Đặc biệt là nếu, ví dụ như, cậu không thể đáp ứng tất cả các yêu cầu pháp lý.
Hãy “la lên” để thể hiện những hiểu biết sâu sắc và giá trị
Các yêu cầu đề xuất (RFP) ban đầu luôn có vẻ như chỉ tập trung vào giá cả, trong khi thực tế chúng thường là tiếng kêu cứu từ khách hàng tiềm năng của cậu. Một lời kêu gọi: “Xin hãy giúp chúng tôi khám phá những hiểu biết và giá trị mới!” – những điều mà nhà cung cấp hiện tại của họ không thể giải quyết hoặc chính họ cũng không tự tìm ra được.
Những hiểu biết mới, thứ thực sự sẽ giúp khách hàng của cậu giải quyết vấn đề và trở nên hiệu quả, sinh lời hơn. Những hiểu biết sẽ chứng minh và cho khách hàng thấy rằng cậu mới là chuyên gia thực sự. Rằng cậu thấu hiểu những thách thức và hoạt động kinh doanh của họ.
Chỉ có cậu mới có thể chỉ cho họ những hiểu biết mới này, nắm tay họ và dẫn dắt họ đến “vùng đất hứa”!
Hãy chia sẻ… và bình luận bên dưới, kể về kinh nghiệm của cậu hoặc gợi ý thêm cho bài viết này nhé! Hãy cùng nhau giành thêm nhiều RFP nữa và biến việc trả lời chúng thành một trải nghiệm thú vị hơn, tốt đẹp hơn cho cả hai bên. Đừng quên đọc thêm về cách đàm phán với người Ấn Độ và cách chốt hợp đồng như một người Đức chính hiệu. Đồng thời, hãy tham khảo 17 lời khuyên về những điều cậu có thể làm nếu sếp hay can thiệp chi tiết đang khiến cậu gặp khó khăn tại nơi làm việc.
Nguồn sách
Đây là một đoạn trích từ cuốn sách“Hướng dẫn dành cho những người chiến thắng trong bán hàng doanh nghiệp: Biến đổi cuộc đời và trở thành nhân viên bán hàng hàng đầu”của Gerrit Jan de Vries. Xem bản ebook và bản bìa mềm trênAmazon nhé.