Hoe een RFP (Request For Proposal) beantwoorden en winnen?
Elke verkoper kent dat gevoel…. Je bent non-stop aan het koud bellen, prospecteren en potentiële klanten aan het aanschrijven als een bezetene! Dan krijg je eindelijk die welverdiende uitnodiging om deel te nemen aan een formele Request For Proposal (RFP). Trots laat je de uitnodigingsbrief aan je manager en andere collega’s zien en besteed je vele uren aan het voorstel. Je maakt een geweldige lange bedrijfspresentatie en levert een prachtig antwoorddocument en voorstel in bij de RFP…… En dan verlies je weer!!!
Waarom gebeurt dit toch steeds en hoe kun je eigenlijk meer RFP’s gaan winnen?
4 Tips om een RFP (Request For Proposal) te beantwoorden en te winnen
Na het lezen van de 4 tips in dit bericht zul je nieuwe inspiratie hebben om je kansen op het winnen van meer RFP’s te vergroten. En het belangrijkste: je krijgt weer de volledige controle en geniet weer van het reageren op die RFP’s!
1. Je hebt al verloren als je de RFP ontvangt
Als je nog geen contact hebt gehad met de klant voordat de RFP werd vrijgegeven… Dan moet je jezelf serieus afvragen of je überhaupt een kans maakt! De klant weet al wie hij wil selecteren. Ze weten ook al wie ze alleen zullen gebruiken om informatie te verzamelen. En voor benchmarking.
Ik denk dat de kans dat je daadwerkelijk als beste uit de bus komt en nog steeds wint, meestal 10% of minder is. Daarom moet je in een vroeg stadium deel uitmaken van het “Pre-RFP” proces.
Zo niet, dan zijn er nog 3 strategieën die je kunt volgen, naast helaas gewoon die RFP in de prullenbak gooien en vergeten! En een bevestiging sturen naar je klant dat je niet deelneemt aan het proces.
- Doe een belachelijk laag bod op de prijs, alleen maar om op prijs te winnen en zo je segment/marktaandeel te vergroten. Of om je belangrijkste concurrenten alleen op prijs te verstoren.
- Besteed zo min mogelijk tijd aan het antwoord, maak het heel kort en bondig. En daag je klant uit met nieuwe inzichten waar hij nog niet eerder aan heeft gedacht.
- Maak een geweldige niet-standaard presentatie om te onthouden! Die gedurfde presentatie zal je helemaal onderscheiden van de andere kanshebbers. En het zal je top-of-mind maken bij je potentiële klant.
2. Houd het kort, maar sterk en bondig
Wees bang om irrelevante achtergrondinformatie over je bedrijf weg te laten. En pronken met de geweldige functies en sterke punten van je bedrijf, met eindeloze factsheets en netwerkdiagrammen, zijn echte RFP showstoppers.
Niet doen! Concentreer je in plaats daarvan op een heel kort maar sterk antwoord, dat gemakkelijk te lezen en door te navigeren is. Daag jezelf uit om je te beperken tot de essentie. Maak het je klant gemakkelijk om te lezen en te begrijpen. Speel meerdere scenario’s af in je hoofd. En verplaats jezelf in de gedachten van de RFP beoordelingscommissie. Help hen tijd te besparen en help jezelf het verschil te maken.
Als je het kort houdt en al die niet-essentiële dingen als bijlagen toevoegt, maak je al een verschil. Je bespaart jezelf heel veel tijd. En je helpt en verrast je klant aangenaam. Nu is het tijd om dat te bundelen met mijn 3e tip: een geweldige presentatie maken om voort te bouwen op het positieve momentum van dat verfrissende voorstel!
3. Maak een geweldige presentatie die ze zullen onthouden en waarover ze zullen praten
Blijf weg van die typische bedrijfspresentaties met 10+ slides. Die zijn compleet nutteloos. Maak in plaats daarvan slechts 2 of maximaal 3 dia’s en richt je dan meteen op het mondelinge gesprek met je klant. Een echt zinvol en boeiend gesprek, in plaats van de gebruikelijke “Death By PowerPoint” Nogmaals… speel die meerdere scenario’s in je hoofd af en stel je voor:
- Wat hebben ze echt nodig?
- Wat gebeurt er als ze niet veranderen?
- Wat hebben ze geprobeerd en werkt niet?
- Wat zijn hun grootste uitdagingen?
- Wat zijn de top 3 redenen, naast de prijs, op basis waarvan ze een beslissing zullen nemen.
- En welke van die 3 redenen is het belangrijkst en waarom?
En vraag jezelf af: “Wat kun je doen om te winnen, wetende dat jouw producten en diensten net zo goed zijn als die van de voorkeursconcurrent?” . Hoe zou je je op een zinvolle manier kunnen onderscheiden?
Het is belangrijk om je klant te voorzien van waardevolle use-cases en voorbeelden van andere klanten die je hebt geholpen met het oplossen van hun problemen. En daag je klant uit door hem nieuwe inzichten te geven waar hij nog niet eerder aan heeft gedacht. Dit zal echt een blijvende indruk achterlaten. Je doet terecht iets heel anders dan de meerderheid. Inclusief de grootste concurrent!
Je belangrijkste concurrent zal waarschijnlijk gewoon zijn favoriete ratel opvoeren over hoe geweldig ze zijn. En hun fantastische (saaie) bedrijfspresentatie laten zien. Geen waarde, geen nieuwe inzichten. Want hé… ze denken dat ze deze al in de pocket hebben en niet kunnen verliezen. Toch?
Bedenk nu wat jij kunt doen om anders te zijn. En om nieuwe inzichten en meer waarde te bieden dan je concurrenten.
4. Verkoop op waarde, sluit op prijs
Als je niet de belangrijkste concurrent bent, moet je niet proberen om alleen op prijs te differentiëren om op te vallen. Onderscheid je in plaats daarvan alleen op waarde en blijf nieuwe use cases presenteren. Bied casestudies en echte klantreferentieverhalen. En bied je klant proactief aan om het te horen, volledig bevestigd door iemand anders in hun branche! Je verkoopt waarde, geen prijs.
Het is waar als ik toegeef en zeg dat bijna elk project dat ik me kan herinneren, waarbij ik het alleen op prijs probeerde te winnen, uiteindelijk niet succesvol was en ik verloor.
Projectinvestering
Maar omdat de prijs altijd heel belangrijk is in een RFP, moet je de deal sluiten door kortingen aan te bieden aan het einde, wanneer het er echt toe doet. De jury van de RFP heeft je waardevoorstel al gekocht, als je het al zover hebt geschopt. En ze herkennen en begrijpen waarom ze jou zouden moeten kiezen, vanwege de vele nieuwe inzichten en waarde die je hen hebt geboden.
Maar je moet in staat zijn om aan het eind een projectinvestering of korting aan te bieden. Om verder te gaan met een token en een deal te sluiten met de inkopers van sourcing en inkoop. Vooral als je bijvoorbeeld niet alle wettelijke eisen kunt belonen.
Schreeuw om inzichten en waarde
RFP’s zien er in het begin altijd prijsgedreven uit, terwijl ze eigenlijk vaak een schreeuw zijn van je potentiële nieuwe klant. Een schreeuw om hen alsjeblieft te helpen, om nieuwe inzichten en waarde te ontdekken! Het soort dingen die hun huidige leverancier niet kan aanpakken of die ze zelf niet kunnen vinden.
Nieuwe inzichten die je klanten daadwerkelijk helpen hun problemen op te lossen en efficiënter en winstgevender te worden. Inzichten die je klant bewijzen en laten zien dat jij de echte expert bent. En dat je hun uitdagingen en business begrijpt.
Alleen jij kunt ze deze nieuwe inzichten laten zien, ze bij de hand nemen en ze naar het beloofde land leiden!
Ga je gang en deel… en reageer hieronder met je ervaringen of aanvullende tips voor deze post! Laten we samen nog meer RFP’s binnenhalen en het beantwoorden ervan leuker maken en een betere ervaring voor beide partijen. Lees ook zeker hoe je onderhandelt met Indiërs en hoe je deals sluit als een echte Duitser. En bekijk 17 tips over wat je kunt doen als je micromanager het je moeilijk maakt op het werk.
Bron boek
Dit is een fragment uit het boek “The corporate sales winners guide: Transformeer je leven en word een topverkoper” van Gerrit Jan de Vries. Bekijk het ebook en de paperbackversie op Amazon.